Pour les membres-administrateurs des centres 

1. Le contexte

La plateforme DIGI-FACE est la nouvelle maison numérique des centres African Excellence. Elle relie les centres African Excellence, leurs professeurs, leur personnel, leurs étudiants et leur alumni en leur offrant des possibilités d'enseignement, d'apprentissage, de recherche et de communication. 

La plateforme a été créée pour être un espace utile, puissant, fiable et digne de confiance qui fournit des informations vérifiées et validées sur les centres et leurs membres. 

Afin de fournir des données fiables et dignes de confiance, DIGI-FACE s'assure, en coopération avec les coordinateurs des centres et les administrateurs membres responsables sélectionnés pour chaque centre, que toutes les informations et données fournies sont correctes et correspondent à la réalité. Tous les membres de DIGI-FACE ont la possibilité de créer leur propre identité numérique fiable. Les informations fournies par les membres doivent donc correspondre à la réalité.

L'accès des membres est accordé à tous les étudiants, alumni, aux étudiants de troisième cycle, aux chercheurs, au personnel, aux conférenciers et à toute autre personne affiliée d'une manière ou d'une autre à un centre African Excellence.

Une vue d'ensemble des différents rôles peut être trouvée dans l'annexe 1 ou ici.

Le présent document explique brièvement comment se déroule la vérification de ces données d'utilisateur. 

2. Données nécessitant une vérification par le(s) membre(s)-administrateur(s)

Pour valider les données d'un utilisateur enregistré qui prétend faire partie d'un centre, le (s) administrateur(s) membre(s) concerné(s) doit (doivent) vérifier que les données saisies par l'utilisateur sont correctes. La vérification des données d'utilisateur des personnes affiliées aux différents centres ne peut être effectuée de manière fiable que par le personnel des centres. Par conséquent, les coordinateurs et les membres-administrateurs d'un centre donné sont tenus de vérifier la date d'entrée de l'utilisateur. 

Veuillez noter que les administrateurs membres devront vérifier que les données suivantes sont effectivement correctes : 

• Nom - (nom de famille)
• Courriel
• Centre - (seuls les utilisateurs qui déclarent faire partie d'un centre donné doivent être vérifiés)
• Statut - (la liste décrivant le statut des différents utilisateurs se trouve à l'annexe 2 ou ici)
• Pays d'origine - (pays de naissance)
• Pays actuel - (pays dans lequel le membre réside actuellement)

Ce n'est que si l'administrateur membre approuve les données insérées par l'utilisateur (en indiquant qu'elles sont correctes) et que l'utilisateur appartient au Centre concerné que l'utilisateur enregistré se verra accorder des droits de membre sur DIGI-FACE. 

Si les données fournies lors de l'inscription ne sont pas correctes, l'administrateur membre peut demander qu'elles soient corrigées.

Dans les cas où un utilisateur n'appartient pas au Centre et/ou au programme African Excellence , l'administrateur membre peut rejeter la demande d'adhésion de l'utilisateur. Dans ce cas, l'utilisateur enregistré ne se verra pas accorder les droits de membre mais restera un utilisateur invité. 

3. Membres-administrateurs spécifiques responsables de la vérification des données

Outre l'alimentation des pages d'information sur les centres, le coordinateur de projet de chaque centre (coordinateur allemand) est responsable de la vérification des utilisateurs appartenant à son centre et qui sont enregistrés sur DIGI-FACE. Ce processus a été mis en place pour garantir que les données des membres sont toujours cohérentes et correctes.

Le coordinateur de projet est prédéfini en tant que membre-administrateur et est également responsable de la vérification des données des utilisateurs qui indiquent qu'ils appartiennent à ce centre respectif. 

Ces administrateurs-membres sont libres de nommer d'autres administrateurs-membres supplémentaires qui peuvent partager la tâche et assumer une partie de la responsabilité lorsqu'il s'agit de vérifier les utilisateurs enregistrés. Chaque centre peut donc décider lui-même de la manière dont il gérera le processus et qui assumera la responsabilité de la vérification des données.

Veuillez informer Kehl de toute personne supplémentaire qui agira en tant que membre-administrateur responsable de la vérification des données de l'utilisateur dans votre Centre.

Il est demandé aux coordinateurs de projet d'informer les autres députés-administrateurs de ce que ce rôle implique afin qu'ils puissent également s'assurer que la tâche de vérification des données des utilisateurs est effectuée correctement.

Veillez à ce que le temps de réaction de votre centre ne dépasse pas deux jours lorsqu'un nouvel utilisateur s'inscrit. Cela permettra de s'assurer que l'utilisateur nouvellement enregistré reste motivé pour utiliser DIGI-FACE et compléter son profil. 

4. Processus de vérification des données de l'utilisateur

Lorsqu'un nouvel utilisateur s'inscrit sur DIGI-FACE, le (s) membre(s) administrateur(s ) du Centre auquel l'utilisateur a indiqué appartenir, recevra ( ont) une notification par courrier électronique. 

Le ou les administrateurs membres doivent alors vérifier les données fournies dans l'e-mail (voir également le point 2). 

Après avoir vérifié les données correspondantes, les scénarios suivants sont possibles :

a) Scénario A .

L'utilisateur enregistré appartient au Centre indiqué et les données fournies sont correctes : 

• Dans ce cas, le membre-administrateur doit approuver l'utilisateur en cliquant sur "Approuver". 
• L'utilisateur sera ensuite informé par courrier électronique de l'approbation et se verra attribuer un rôle de membre sur DIGI-FACE.

b) Scénario B .

L'utilisateur enregistré n'appartient pas au centre indiqué et/ou n'est pas affilié au programme African Excellence .

• Dans ce cas, le membre-administrateur doit "rejeter" l'utilisateur en cliquant sur le lien contenu dans le courrier (b.).
• L'utilisateur sera alors informé par courrier électronique que le membre-administrateur ne l'a pas approuvé en tant que membre et qu'il reste dans le rôle d'invité sur DIGI-FACE.

c) Scénario C .

L'utilisateur enregistré appartient au Centre indiqué mais les données fournies ne sont pas entièrement correctes : 

• Dans ce cas, le membre-administrateur clique sur le lien figurant dans le courrier (c.) et peut alors indiquer les données qui n'ont pas été insérées correctement. 
• L'utilisateur sera ensuite informé par courrier de l'indication correspondante. L'utilisateur aura la possibilité de corriger ses données et de demander à nouveau à devenir membre. 
• Le membre-administrateur recevra une notification concernant la correction des données insérées par courrier électronique (similaire à la notification d'enregistrement). 
• L'administrateur membre vérifie à nouveau les données fournies dans l'e-mail.
• Après avoir vérifié les données, le membre-administrateur, en fonction de l'exactitude des données, doit choisir entre a. b. ou c. (approuver, rejeter, demander une correction des données) et le processus correspondant sera (re)lancé.

5. Liste récapitulative des utilisateurs du Centre

Pour avoir une bonne vue d'ensemble des différents utilisateurs appartenant à un Centre, et dans le cas où les courriels de notification n'ont pas été directement répondus, les Membres-administrateurs peuvent également accéder à une liste d'ensemble sur le back-end de DIGI-FACE. 

La liste se trouve sur le back-end du site DIGI-FACE dans la barre de gauche tout en bas ("Utilisateurs de mon Centre"). Pour accéder à l'aperçu du back-end, vous pouvez également cliquer ici. 

Dans le back-end, vous trouverez cette liste qui offre une vue d'ensemble de tous les utilisateurs enregistrés appartenant au centre (ou qui ont indiqué qu'ils appartenaient au centre respectif lors de l'enregistrement). 

La vérification des données de l'utilisateur peut être effectuée directement à partir de cette liste de synthèse en lançant le processus, comme décrit au point 4.

La liste présente les données suivantes :

• Nom d'utilisateur (le nom inséré par l'utilisateur au cours de la procédure d'enregistrement)
• Le statut du processus de vérification :
  • Approuvé = lorsque l'utilisateur a reçu les droits de membre (voir 4.a)
  • En attente = lorsque l'utilisateur attend une action de l'administrateur membre (approbation de la demande, rejet de la demande ou demande de correction).
  • Incomplet = l'administrateur membre a demandé à l'utilisateur de corriger certaines de ses données (voir 4.c)
  • Rejeté = les données de l'utilisateur n'ont pas été approuvées par l'administrateur des membres (voir 4.b)
• Rôle sur la plateforme -(Invité, Membre, Membre-admin, Admin)
• Enregistré - (date d'enregistrement)
• Centre - (seuls les utilisateurs qui déclarent faire partie d'un centre donné doivent être vérifiés)
• Courriel 
• Pays d'origine - (pays de naissance)
• Pays actuel - (pays de résidence actuel)
• Statut de l'utilisateur - (une liste décrivant les différents statuts des utilisateurs se trouve à l'annexe 2 ou ici)
• Action (à sélectionner parmi) :
  • Approuver > l'utilisateur devient "membre" (voir 4.a)
  • Rejeter > l'utilisateur reste "invité" (voir 4.b)
  • Demande de correction > L'administrateur membre indique quelles données doivent être corrigées > L'utilisateur peut demander une nouvelle vérification une fois que les données ont été mises à jour (voir 4.c).

6. Aperçu graphique du processus de vérification des données de l'utilisateur

Annexe 1 : #

Rôles sur la plateforme DIGI-FACE :

A L'invité peut participer à des cours Moodle ouverts et naviguer dans les éléments d'information ouverts de la plateforme (informations sur le programme African Excellence et les centres, blogs, publications, réseau alumni et section des membres).

A Un membre est un utilisateur enregistré appartenant au programme ou à l'un des centres de . est un utilisateur enregistré appartenant au programme African Excellence ou à l'un des centres de African Excellence. Un membre peut créer son propre profil, publier un blog, participer aux cours Moodle auxquels il est inscrit, créer son propre projet et partager une publication sur la plateforme. L'accès des membres est accordé à tous les étudiants, participants, alumni, aux étudiants de troisième cycle, aux chercheurs, au personnel et aux conférenciers d'un centre de African Excellence ou aux personnes affiliées d'une autre manière à un centre.

A Membre-admin est un membre qui dispose de droits d'administration pour les éléments spécifiques à un centre. En pratique, cela signifie qu'en plus d'être membre, un membre-administrateur a le droit d'éditer les pages d'information du centre concerné. En ce qui concerne les questions de qualité, un membre-administrateur a des responsabilités particulières (c'est-à-dire que cette personne fonctionne comme l'administrateur des utilisateurs d'un centre donné, est responsable de la vérification des données du profil des utilisateurs et de la confirmation des certificats externes des étudiants, entre autres tâches).

An administrateur est responsable de la maintenance, de la configuration, du codage et du fonctionnement fiable de la plateforme. Les membres de l'équipe de développement de DIGI-FACE se voient attribuer le rôle d'administrateur sur cette plateforme.

Annexe 2 : #

Statut de l'utilisateur sur la plate-forme DIGI-FACE :

1. Étudiant
   Un étudiant est actuellement inscrit dans un programme d'études dans l'une des universités participant à DIGI-FACE (Centres d'excellence africains et leur réseau).
   
2. Personnel
   Le personnel est toute personne qui travaille dans le cadre d'une université participant à DIGI-FACE (Centres d'excellence africains et son réseau) [(c'est-à-dire en tant que coordinateur, soutien financier/administratif, soutien informatique, concepteur d'apprentissage, administrateur, etc.) Si vous travaillez pour le DAAD ou DIGI-FACE, vous faites également partie du personnel.
   
3. Alumni
   Un Alumni est un ancien étudiant d'un programme d'études dans l'une des universités participant à DIGI-FACE (Centres d'excellence africains et son réseau). Dans de nombreux cas, il fait partie de l'une des associations du centre alumni .
   
4. Enseignant
   Un Enseignant effectue un travail d'enseignement et de pédagogie dans l'une des universités participant à DIGI-FACE (Centres d'excellence africains et son réseau).